为什么制造业都选一粒云做文档管理控制

传统的生产和管理方式现如今已经成为企业发展的阻力。企业如何打破阻力茁壮发展,拥有行业竞争力,需要企业建立高效的自动化、信息化和数据化的管理方针。一粒云企业网盘助力制造企业信息化和数据化升级。

最常使用功能:文件储存备份、外链分享、添加成员、权限管理、异地数据同步,统一管理,文档历史版本查看下载,内外网隔离,数据摆渡。

需求特点:产品种类多,产品样图等资料储存需求大;产品图纸、企业bom表等文件在企业成员间流转频繁 ;财务报表等数据文件依靠个人云保存;各个分子公司各自存储,无法互通;研发资料,公司重要文件发生泄漏。

痛点1:文件分散储存,管理难度大,数据安全得不到保障

企业文件的来源众多,企业每个员工都可能产生文件,而只有一个登陆账号的个人云,完全难以应对整个企业大量的文件存储、取用需求。这也就导致企业文件依旧散落在个人的电脑或者个人云,企业的数据资产完全没有得到统一的储存管理。重要文件的安全依旧是靠员工的自觉来保障,企业的数据安全依旧存在较大风险。

痛点2:公司产销分离,多地分公司,文件同步困难

随着企业发展和业务需求,企业往往在各地建立分公司或者办事处,另外还有一些制造公司产销一体化,有自己的贸易公司和多个加工厂,种种情况就造成了公司的文件各地散落,总部汇总困难。

痛点3:图纸版本难管理,历史版本无法查阅

制造企业会存放大量的制造图纸,一线工作人员查阅频繁,图纸版本经常变更,容易产生图纸丢失、图纸混用的风险,一旦发生这样的情况,后续生产往往会付出巨大的代价。

痛点4:重要资料泄露,缺乏防止泄露有效手段

公司的研发资料是制造型企业机密性极高的文件之一,传统处理方式无法有效的阻止资料的泄露,泄露之后也缺乏有效的追责手段,文件一经泄露,企业损失巨大。

解决方案

一粒云解决方案:异地存储统一管理,就近访问,文件历史版本查阅,文件安全高效管理 ,内外网隔离,数据摆渡,日志记录,动态水印。

统一管理

通过将企业成员添加到企业云盘,企业员工都能通过自己的独立账号,随时随地访问云盘内的文件,实现产品材料快速有效的共享、分发。利用权限管理功能,企业成员只能访问权限内的文件,只能对文件进行权限内的操作。避免了重要文件被无关人员查看、下载,有效保障了重要数据文件的安全,同时,成员将自己产生或者收集的文件,备份到企业云盘的过程,无形中就解决了企业文件分散管理的问题。

协同编辑

一粒云企业云盘还具有在线编辑等功能,让企业人员在异地也能快速有效的实现数据收集汇总,完成对公司各项情况的汇报。通过一粒云云盘的200多项功能,不仅实现了企业内部文件的安全高效管理,企业成员之间的高效协作。通过对外分享,还有效提高了产品材料交付客户的效率,获得客户对公司品牌服务的高质量评价。

异地存储就近访问

​​一粒云企业云盘支持异地分子公司存储同步,一套系统管理整个公司文件,既利用云端互联互通优势各个地区分子公司互联互通,又最大利用本地空间大,访问快,成本低的存储特点。建立跨境电商企业高效的内部协同能力。

版本管理与企业知识库

一粒云企业网盘支持现如今几乎全部的工作图纸文件预览编辑,编辑后文件支持历史文件的浏览和下载,防止出现图纸丢失和图纸混用的情况。规范化的图纸提交到企业知识库规范化共享与学习。

多网传输严格管控

一粒云企业云盘通过内外网隔离机制,将重要文件存放于内网,通过权限设置,只允许企业人员进行预览,无法下载文件资料;同时设置文档水印,通过水印查找泄露源头;完整的文件日志记录,做到泄密追责,减少损失;管理员在摆渡机上进行文件审批,解决隔离后文件传输问题。

推荐解决产品:

独立解决方案: 一粒云企业网盘系统(企业版)

组合解决方案: 一粒云企业网盘+隔离网摆渡

组合解决方案: 一粒云企业网盘+透明加密+分布式存储

陈春花:疫情之下,企业要四个方面的努力

疫情的反复,让企业愈发感知到环境的不确定性,也给其经营带来很多困难。但是不管环境如何变化,企业自身的发展是不能停滞的。

时代会抛弃一切落伍者,企业若想超越环境,获得可持续发展,就需要在四个方面做出努力。

一个企业的持续(持续发展)主要来源于三个基本的层面:

第一,企业的商业模式符合顾客的期望。对于顾客的理解,成本构成的合理性,供应链的管理以及赢利模式的安排,特别是竞争力的可持续性安排都能够获取顾客的认同。

第二,拥有超越自我的能力。企业需要不断调整自己以适应环境的变化,而不是紧抱着自己的优势不放。大部分情况下,企业的优势是随着时间变化而调整的,如果不能够与时俱进,优势将会成为企业发展的障碍。

第三,与环境互动的能力。社会化与互动,这是目前环境的一个基本特征,这就要求企业具有与环境互动的能力,借助于环境带来持续性。(这里的环境指的是当前社会的大环境因素)

因此,增长并不是可持续性的根本原因,是一个阶段性的特征而已,企业管理者需要了解到保持可持续性要求企业自己具备一些基本的能力。

继续阅读“陈春花:疫情之下,企业要四个方面的努力”

一粒云|企业资料安全协同整体解决方案

我们许多企业客户在发展到中等规模以后一定会碰到以下问题:

•目前公司各项资料散布在各个部门,针对不同层级和岗位需要分权限进行使用规范和统一管理;【统一存储、分级授权】

•公司业务发展迅速,产品和业务迭代快,各项资料的审核、发布、使用和留存没有统一流程,需要建立相关的流程管理;【设计流程审批】

•内外部资料的存放、传阅和使用没有规章制度,文件资料的安全性无法保障;【流程+表单】

•外发资料和内部资料没有严格区分,一旦外发无法进行溯源,对公司的知识产权和名誉会造成影响;【文件文控】

•现有各项对外资料的版本和规格各异,在对外形象上需要进行整体规范;【统一模板】【版本管理】

•目前公司外发材料没有公司属性,缺乏知识产权保护;【外发水印+下载水印】

•目前企业需要统一解决对外展示需求,同时涉及项目方案等相对私密和详细或内容不宜做公开展示的资料,需要有一个内部平台为业务部门使用提供服务;【内部文档云】

同时企业老板领导也会反问:请提供一个符合咱们企业的文档管理办法;好的,办法来了:

【1】、文档的管理办法分解

这些问题看上去很繁琐,但是一粒云用【】标记出来的就是解决办法,用这个方式,就可以将企业发展过程中遇到的办公协同,资料管理,知识沉淀,资源与品牌管控问题解决掉。基于这些,一粒云提供了【四步法】,通过简单四步,打造企业资料的管理规范。

文档云流程
处理流程

一粒云通过规划4步规划,为企业打造一个规范化、现代化的企业内部文档云管理体系。

1.上云:通过客户采集数据用户数据主动或者被动上云。

2.归类:根据各个部门、重要程度做权限管理与划分。

3.入库:根据文档属性与定义,按流程入库。

4.外发借阅:根据公司制度外发或者借阅。

资料分级
资料分级

企业的资料不仅仅只有文档,还有比如:代码,图纸;管理办法就是与业务结合,无论哪类资料,最终结果就是要与业务结合,

【2】、文档与业务集成,实现文档按照业务归档、查询、文控、借阅、审批;

通过文档与业务集成,一粒云提供自定义流程引擎自定义元素,自定义表单,项目看板,将同类型资料,或者项目资料,或者供应商等变化频率不高的资料与表单关联,自定义编号,将非结构化文档,转化为业务表格化数据的功能,并结合流程审批,实现多级审核,便于使用查找与识别。

流程设置
流程节点

【3】、建设完成后的效果

1、现有资料实现按照类型与重要程度整理,并统一存储到云端。

2、针对重要的资料,低级别人员在访问需要获得更高级别的授权。

3、针对重要的资料,所有权人在更新的时候需要经过领导或同事的审批。

4、无外发权限的成员,无法进行外发。

5、通过共享资料引导员工使用,并可以配置是否强制收集员工某种类型的资料。

6、客户端可自动或定时同步或者备份员工设备的数据。

7、未设置文控的文件夹,可以根据用户权限自由使用。

8、与公司现有的OA、钉钉、企业微信打通集成,无数据孤岛形成,并且拥有更好的便捷性。

组织架构同步
多系统联通

【工程文件监理协同系统】来自一粒云的行业定制产品

比projectwise 更加方便的工程文档系统管理系统。

一粒云工程监理项目协同版(PRJ)是一粒云深入工程建筑行业与中工国际工程股份有限公司、中建二局、中铁十七局共同合作开发的一款以工程文档在建设方、分包方、 监理方三方需要针对项目各种类型的进行反复沟通审批确认、归档查询的工作场景,并集成了一粒云文档协同办公管理的理念而发布的一款成熟产品。相对project wise 等系统而言, yliyun-prj 更加简单,支持移动端,上手方便,协同快速,支持私有化部署等产品特性。

一粒云产品中心

继续阅读“【工程文件监理协同系统】来自一粒云的行业定制产品”