很多人会基于自己的需求,总结出各种各样的方法和习惯。这里推荐总结,以备参考:

文件分类

分类的原则:

就像Windows上我们可以将 D盘设为工作盘,E盘存放资料和 F盘来安装软件东西。而 Mac 没有硬盘分区的概念,所以还是通过文件夹来进行分类。分类原则上建议先自己主要的工作内容,构思和整出主要的分类模块。同时,为了达到整体的简洁有序,要避免层级过多,每个层级尽量不超过3层。

一粒云默认为我们提供四块空间来分类存储文件:

  • 个人空间:个人私密存储空间,只有自己可以访问和使用,个人的文档资料、照片视频、办公文档可以存放在这里。
  • 群组空间:半公开的存储空间,通常用于项目或临时组件的小范围团体内共享、存储文档资料,随着项目完成,关闭归档。
  • 共享空间:企业内部公开的存储空间,一些企业公共的资料文档、通知公告、企业制度、文化宣传等资料通常存储在这里。部门空间:部门内公开的存储空间,需要部门领导授权访问。
  • 部门空间:部门内公开的存储空间,需要部门领导授权访问。

文件夹命名

大部分的文档使用不便是由于没有规范的命名造成的。
我们可以用【时间+项目】的方式对文件夹进行命名,这种命名方式的好处是简单易操作,而且可以让系统按名称进行有序排列,整体上会更有秩序感。
我们可以根据自己所在行业和需求场景,创建基于知识结构框架的文档目录,搭建企业内部知识体系结构。
比如,我们可以使用“时间+人+工作事项+版本”,“客户+产品+时间+版本”等方式,管理文档一目了然。

文件使用

高频的使用和修改文档,也是造成管理混乱的原因之一。

  • 文档查阅:一粒云支持常见的音视频、office文档在线查阅,不需要下载到电脑使用专业软件打开,避免文件分散混乱难以管理。
  • 文档版本:一粒云支持编辑完成自动替换并保存文档版本,再也不用像windows电脑那样生成多个类似(1)(2)的副本文件了,清晰明了。如果修改出错需要版本回退,直接通过版本历史查看并回退到任一历史版本。
  • 文档分享:一粒云支持,一键分享文档资料,并生成访问链接和二维码,还可以设置访问权限和查阅次数。文档资料分享给客户,存放位置不会变化,并可以实时更新文档内容,让客户看到最新内容。避免使用微信、邮件等发送文档导致的存放散落、版本过多、使用不便问题。

文件新增

  • 云端直接新建:一粒云支持直接在线创建文件夹及文档,不必担心文档资料散落到不同设备或电脑目录中。
  • 拖拽文件上传:可以进入对应的文件目录,直接拖拽文件到文件夹内,无需再次整理。也可以设置云端和本地目录同步,本地电脑上修改后直接同步更新到云端。

查找使用

电脑系统自带的搜索功能比较简单,效率较低,一粒云可以帮助我们完成一些更精细化的搜索任务。

  • 关键词搜索:在快速搜索方面,一粒云不仅支持搜索文件名称,还支持「全文搜索」,「递归搜索子文件」,只要输入关键字,就可以快速找到文件。
  • 精准搜索:文件多了以后,常规的关键词搜索会逐渐无法满足我们的需求。为了更精准地找到所需文件,我们需要对搜索结果进行“二次筛选”。比如,在一粒云进行关键词搜索后,还可以对文件所在存储空间、文件类型、匹配内容、时间范围、文档标签等内容进行二次筛选,以此快速定位想要的文件。
  • 快捷访问:如果有一些文件需要经常打开,那么我们可以使用一粒云的「快捷访问功能」,将文件添加到快捷访问栏。添加后,我们就能直接通过「主菜单」快速打开,不需要再花费时间寻找。

最后,一粒云盘支持全平台客户端访问,建立好文档规范后,换了另一台电脑、手机使用,只要登录同一账号,便能直接快速查阅,使用文档了,解决重要文件不知道放哪里的烦恼。

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