软件行业 Release 包与升级内容命名与文件夹规范

适用于一粒云及合作方的所有软件产品交付、内部测试包、客户升级包、补丁包等文件管理。


1. 文件夹结构总览

产品发布/
├─ 01_Release_正式版/
│   ├─ V1.0.0_20251103/
│   │   ├─ Build/
│   │   │   ├─ Backend/
│   │   │   ├─ Frontend/
│   │   │   └─ Installer/
│   │   ├─ Docs/
│   │   │   ├─ ReleaseNote_V1.0.0.md
│   │   │   ├─ InstallationGuide_V1.0.0.pdf
│   │   │   ├─ UpgradeManual_V1.0.0.pdf
│   │   ├─ Scripts/
│   │   │   ├─ DB_Update/
│   │   │   ├─ Migration/
│   │   │   └─ Patch/
│   │   ├─ Tools/
│   │   └─ License/
│   ├─ V1.1.0_20251210/
│   └─ ...
├─ 02_Release_RC测试包/
│   ├─ RC1_20251020/
│   ├─ RC2_20251028/
├─ 03_Patch_补丁包/
│   ├─ V1.0.0_P1_20251115/
│   └─ V1.0.0_P2_20251202/
├─ 04_Upgrade_升级包/
│   ├─ V1.0.0_to_V1.1.0_20251210/
│   └─ V1.1.0_to_V1.2.0_20260201/
├─ 05_Hotfix_紧急修复/
│   ├─ HF_20251108_SQLFix/
│   ├─ HF_20251110_APIAuth/
└─ 06_Backup_归档/
    ├─ 每次发布的完整打包备份

2. 文件与包命名规则

(1)正式发布包命名

[产品名称]_Release_V[主版本号].[次版本号].[修订号]_[日期]

示例:

YLYCloud_Release_V1.0.0_20251103.zip
SmartRAG_Release_V2.1.0_20251201.tar.gz

(2)测试与候选版本命名(RC / Beta)

[产品名称]_RC[序号]_V[版本号]_[日期]
[产品名称]_Beta_V[版本号]_[日期]

示例:

YLYCloud_RC2_V1.0.0_20251028.zip
AIInsight_Beta_V0.9.1_20251012.zip

(3)补丁包命名

[产品名称]_Patch_V[主版本号].[次版本号]_P[补丁号]_[日期]

示例:

YLYCloud_Patch_V1.0_P1_20251115.zip

(4)升级包命名

[产品名称]_Upgrade_V[旧版本]_to_V[新版本]_[日期]

示例:

YLYCloud_Upgrade_V1.0.0_to_V1.1.0_20251210.zip

(5)紧急修复包(Hotfix)

[产品名称]_HF_[日期]_[修复模块]

示例:

YLYCloud_HF_20251108_DBIndexFix.zip

3. 每个版本包必须包含的文件

文件名内容说明
ReleaseNote_VX.X.X.md发布说明,包括新增功能、修复列表、兼容性变化
InstallationGuide_VX.X.X.pdf安装指南(分Windows/Linux)
UpgradeManual_VX.X.X.pdf升级步骤说明
RollbackGuide_VX.X.X.pdf回退说明(可选)
VersionInfo.json系统自动读取的版本配置
checksum.txt包文件的完整性校验信息(MD5/SHA256)
License.txt许可证说明
build.log构建日志(供回溯)

4. ReleaseNote 模板(Markdown 格式)

# Release Note - 一粒云文档云 V1.0.0
发布日期:2025-11-03  
构建版本号:1.0.0  
构建环境:Linux + Node 20 + .NET 8  

---

## 🆕 新增功能
- 新增文件AI分类功能
- 支持Markdown智能分段与检索
- 增加在线PDF转Word功能

## 🔧 修复内容
- 修复文件预览空白的问题
- 优化索引服务稳定性

## ⚙️ 兼容性变化
- 前端最低浏览器要求:Chrome 100+
- 不再支持旧版Node 16环境

## 🧩 部署说明
1. 备份数据库与`/data`目录;
2. 执行`/Scripts/DB_Update/20251103.sql`;
3. 替换`/api`与`/ui`目录;
4. 重启服务。

## 📦 附录
- 安装包:YLYCloud_Release_V1.0.0_20251103.zip  
- 校验码:`SHA256: 5acb2d12f...`

5. 升级包结构规范

YLYCloud_Upgrade_V1.0.0_to_V1.1.0_20251210/
├─ UpgradeManual_V1.1.0.pdf
├─ DB_Scripts/
│   ├─ 20251210_UpdateSchema.sql
│   ├─ 20251210_AddIndex.sql
├─ Backend/
│   ├─ bin/
│   └─ config/
├─ Frontend/
│   └─ dist/
├─ Tools/
│   ├─ upgrade.sh
│   └─ rollback.sh
├─ VersionInfo.json
└─ checksum.txt

注意事项:

  • 升级包必须可回退;
  • 变更数据库结构的脚本需带“安全回退”版本;
  • 每次发布后将包上传到公司 一粒云文档云 / 产品发布库
  • 发布流程必须由开发、测试、实施三方签字确认。

6. 内部规范配套措施

  1. 所有正式发布包由“产品负责人 + QA + 实施经理”三方签字确认。
  2. 每次发布均需自动生成 VersionInfo.jsonchecksum.txt,支持自动校验。
  3. 一粒云文档云后台应配置“版本发布管理模块”,统一归档。
  4. 内部开发环境、客户版本库、测试服务器保持命名一致。
  5. 版本号管理遵循 语义化版本控制(SemVer 2.0)
    • 主版本号(Major):有不兼容变更;
    • 次版本号(Minor):兼容新增;
    • 修订号(Patch):兼容修复。

企业文档治理体系建设:数字化转型的关键基石

公欲善其事,必先利其器:文档管理就用 一粒云 (www.yliyun.com)

你是否经历过这样的场景?紧急会议上需要调取一份合同,却发现在多个同事电脑、邮箱和服务器中散落着十几个不同版本;新员工接手项目时,面对杂乱无章的文档库无从下手;审计检查时,耗费大量人力物力才勉强整理出所需材料。这些困扰正是企业文档治理缺失的典型表现。

企业文档治理体系不是简单的文件归类,而是支撑企业高效运转的神经系统。从董事会决议到部门周报,从研发图纸到客户合同,每一份文档都是企业知识资产的载体。缺乏统一标准的管理体系,不仅造成资源浪费,更可能引发运营风险和法律纠纷。华为公司曾因文档版本混乱导致海外项目延误,直接损失超过千万元;某上市公司因合同存档不全,陷入长达两年的商业纠纷。这些案例无不印证着一个事实:文档治理能力已成为现代企业的核心竞争力。

标准化建设第一步:全面诊断现有痛点

文档治理体系建设必须始于对现状的清醒认知。某制造业龙头在启动数字化改革前,首先组建专项小组进行为期三个月的文档普查。结果显示:企业年产生文档约15万份,分散在217个共享文件夹和员工个人设备中;研发部门40%时间用于查找历史资料;合同审批平均需要5个环节,但全程缺乏版本追踪。这种混乱状况正是大多数企业的真实写照。

诊断工作需覆盖六个维度:文档类型与数量、格式标准、存储分布、流转效率、版本控制和安全性。特别要注意隐性成本,如员工检索文档的时间损耗、错误版本导致的返工、信息泄露带来的商誉损失。某金融机构在梳理流程后发现,信贷审批环节重复提交相同材料的现象,每年造成约2000小时的无效劳动。

体系设计:构建四梁八柱的核心框架

分类编码是文档治理的地基工程。某跨国企业采用”三维矩阵”分类法:第一维度按业务板块(如研发、生产、营销),第二维度按文档性质(制度类、项目类、事务类),第三维度按保密级别。配合统一编码规则,每个文档获得唯一”身份证”,实现秒级定位。编码设计要考虑扩展性,某科技公司在五年内业务扩张三倍,原始编码体系仍能灵活适应。

权限管理需遵循”最小必要”原则。将文档分为公开、内部、机密、绝密四级,配合RBAC(基于角色的访问控制)模型。生产部门的工艺文件对质检团队开放读取权限,但禁止下载;董事会纪要仅限高管层级查阅。实际操作中可引入”水印追踪”技术,某车企在敏感文档添加员工工号水印,泄密事件同比下降70%。

落地实施:破解执行难的关键策略

任何完美体系都可能败给员工的旧习惯。某零售集团在推行新系统时采用”三阶段培训法”:首月集中授课讲解原理,次月现场指导解决实操问题,第三个月开展技能竞赛巩固记忆。配合”文档管理员”制度,每个部门培养1-2名内部专家,新员工入职首日就会收到定制化的文档管理手册。

技术工具选择要避免”重功能轻体验”。某建筑设计院测试五款系统后,最终选择操作界面最简洁的解决方案,因其老工程师占比达45%。移动端适配同样重要,销售人员在客户现场就能实时调取最新版产品资料。区块链存证技术逐步普及,电子合同的哈希值上链后,法律效力等同于纸质原件。

持续优化:建立动态迭代机制

文档治理不是一劳永逸的项目,而是需要定期评估的常态化工作。建议每季度进行”健康体检”:存储空间增长率是否异常?高频检索关键词反映哪些需求?权限变更记录是否存在风险点?某互联网公司通过分析检索日志,发现”报销流程”月均搜索量达1200次,随即优化报销指引文档并置顶,相关咨询量下降60%。

废止文档的处理常被忽视却至关重要。金融行业监管要求交易凭证保存至少五年,而产品宣传册可能只需保留当前版本。某制药企业建立”文档生命周期表”,明确每类文档的保存期限和销毁流程,既满足合规要求,又释放了30%的存储资源。历史文档数字化是另一重点,某百年老字号将1950年代至今的工艺手册扫描建档,为非遗申报提供完整证据链。

当企业建立起完善的文档治理体系,收获的远不止是整洁的档案室。决策层能够基于完整数据做出判断,业务部门可以快速复用历史经验,新员工能立即找到所需资源,合规审计变得轻松可控。在数字经济时代,文档治理能力直接决定着企业知识资产的保值增值,是隐形但强大的竞争优势。正如某世界500强CIO所说:”我们不再为找文档而浪费时间,现在这些时间都用来创造新价值。”这或许是对文档治理体系建设意义的最佳诠释。

手把手教程《企业文控体系建设指南》

摘要: 还在为找文件抓狂?还在担心用错版本?审计前手忙脚乱?别怕!这篇指南将手把手带你从0到1,搭建一个合规、高效、永不混乱的企业文控体系。

文件满天飞,版本满天飞,找文件靠“玄学”,审文件靠“眼力”。这不仅浪费了大量时间,更在关键时刻(如客户审核、ISO认证)埋下了巨大的风险隐患。

今天,我们就来终结这场混乱!我将用最直白的方式,手把手教你搭建一套专业的企业文控体系。记住这个核心公式:清晰的目录结构 + 严谨的流程 = 高效的文控体系。

第一步:设计“家”的蓝图——搭建文件夹目录体系

想象一下,如果你的家没有房间,所有东西都堆在客厅,那会是怎样的灾难?文件也是一样。我们需要为它们建一个结构清晰的“家”。

我们采用经典的“三级目录结构”,简单、高效,且完全符合ISO标准。

第一级:按“文件层级”划分

这是整个体系的“承重墙”,决定了文件的“身份”。通常分为四类:

  • 01_手册类(纲领文件): 公司的“宪法”,如《质量手册》、《员工手册》。告诉大家我们的目标、原则和方向。
  • 02_程序文件类(方法文件): “怎么做”的说明书,如《需求评审过程程序》、《采购管理程序》、《任务分配审核程序》。描述为了实现目标,需要跨部门协作的关键流程。
  • 03_作业指导书类(操作文件): “具体干”的SOP,如《设备操作规范》、《代码编写规范》。给一线员工最具体、最细致的操作指南。
  • 04_记录表单类(证据文件): “干完了”的凭证,如《会议纪要》、《检验报告》。证明我们按规矩办事了,是追溯和改进的依据。

💡 小技巧: 文件夹前加上 01_02_ 这样的序号,可以强制排序,避免文件夹乱跑!

第二级:按“部门/过程”划分

在第一级的基础上,我们按“谁负责”或“什么事”来划分“房间”。

以一个软件公司为例(我们自己目录),它的结构长这样:

/公司文件体系/
├── 02_产品研发文件类/
│   ├── 研发部/        (按部门)
│   │   ├── 项目开发管理程序.docx
│   │   └── 代码评审程序.docx
│   ├── 测试部/
│   │   └── 缺陷管理程序.docx
│   └── 产品管理/      (按过程)
│       └── 需求变更管理程序.docx

第三级:按“版本与状态”标识

这是防止“用错版”的最后一道防线!文件名必须包含关键信息。

推荐命名公式:文件名_V[版本号]_[YYYYMMDD]_[状态].docx

  • 版本号: V1.0, V1.1, V2.0…
  • 日期: 发布或修订日期
  • 状态: 草稿、正式发布、作废

错误示范: 产品规格书最终版.docx (哪个最终?)
正确示范: 产品A规格书_V2.1_20231027_正式发布.pdf


第二步:制定“家规”——设计文件全生命周期流程

房子建好了,得有“家规”来维护。文件从“出生”到“消亡”,每个环节都要有章可循。这就是ISO强调的“全生命周期管理”

这个流程就像一条流水线:编制 → 审核 → 批准 → 发布 → 使用 → 修订 → 作废

![一个简单的流程图示意:编制 -> 审核 -> 批准 -> 发布 -> 使用 -> 修订 -> 作废,并循环回修订]

  1. 编制: 谁来写?“谁用谁编”。研发部写研发的指导书,生产部写生产的规程。确保内容接地气,不搞“两张皮”。
  2. 审核: 谁来看?“相关方会审”。技术文件让技术专家看,管理程序让管理层看。确保内容合规、可行。
  3. 批准: 谁来拍板?“授权人批准”。通常是部门负责人或管理者代表。批准后,文件才具备“合法身份”。
  4. 发布: 怎么发?“精准发放,记录在案”。通过《文件发放回收记录表》,确保每个需要的人都能拿到最新版,并且有据可查。
  5. 使用与维护: 怎么管?“定期评审,及时反馈”。每年至少“大扫除”一次,看看文件是否还适用。发现问题,立刻提交《文件修订申请单》。
  6. 修订与作废: 怎么更新?“闭环管理,防止误用”。新文件发布,必须同步回收所有旧版本。作废文件要盖章、隔离存放,电子版要移入“作废区”,彻底杜绝“死灰复燃”。

第三步:选择“工具”——让体系高效运转

好的流程需要好的工具来承载。这里当然是推荐我们自己一粒云文档云一体化管理系统啦!两个版本给您选择:1,选择一粒云文档云  2,选择统一文档云系统。

对比维度一粒云文档云盘 (中小)统一文档云系统 (重大)
核心定位协同办公工具:专注于团队文件同步、共享与协作,快速提升办公效率。数据资产管理平台:专注于企业级文档集中管控、安全存储与知识沉淀,保障数据资产安全。
目标用户中小企业、初创团队、项目小组、部门级应用。中大型企业、集团公司、政府及事业单位、对数据安全有高要求的组织。
功能复杂度核心功能精炼界面简洁,开箱即用,学习成本低。功能全面且强大模块化设计,支持深度定制与二次开发。
权限管理基于部门、角色的权限设置ACL,满足日常协作与外发管控需求。多层级、细颗粒度权限,ISO文控,复杂流程审批,可控制到文件/文件夹的预览、下载、打印、复制、水印等操作。
系统集成提供标准API接口,可实现基础对接。深度集成能力,可无缝对接AD/LDAP域控、OA、ERP、CRM等企业现有系统。
安全与合规基础的数据传输与存储加密、操作日志。企业级安全防护,满足等保要求,支持数据防泄漏(DLP)、详细的审计追溯、文件加密、安全沙箱等。
服务与支持标准化的在线客服、工单支持。专属客户经理、7×24小时技术支持、定制化培训服务、现场实施保障。
适用场景– 日常办公文档同步
– 项目资料共享
– 团队协同编辑
– 替代公有网盘
– 企业研发资料管理
– 集团法务合同管理
– 全公司统一知识库平台
– 替代不安全的传统FTP/NAS

今天就开始行动吧!

  1. 第一步: 拉上你的同事,按照本文的“三级目录结构”,先设计出你们公司的文件夹蓝图。
  2. 第二步: 简化设计出你们的“文件生命周期流程图”,明确每个环节的负责人。
  3. 第三步: 选择一个适合你们当前阶段的工具,开始试点运行。

从今天起,让文件管理成为你公司的核心竞争力,而不是拖后腿的“黑洞”。
如果你还有更加严格ISO 9001标准体系化的=的文控管理需求,请阅读并下载下一篇的《ISO文控体系建设指南》,让您轻松切换成企业的资产大管家!

KWS4.2更新|以100+维度检查与漏洞修复,筑牢企业文件安全防线

版本定位:聚焦企业「文件篡改、非法内容、移动办公安全」的核心风险,通过内容特征检查、传输漏洞修复、管理功能完善,构建更严密的文件安全防护体系,满足金融、设计、研发等高合规行业的需求。

一、100+文件特征检查:杜绝“看不见的风险”,新增自定义文件特征检测。

KWS4.2内置覆盖Office、图片、压缩包、代码、工程图纸的100+特征检查规则,从“文字、图片、元数据”三维度验证文件完整性,同时支持自定义格式特征检测,允许用户手动添加自定义的的文件特征:

  • 文字鉴真:检测文档是否被篡改文字、调整格式,确保合同、报告等内容一致性;
  • 图片溯源:识别图片是否被PS、裁剪,支持PNG/JPG/SVG等20+格式,防止设计稿被非法修改;
  • 元数据清理:自动排查文件属性中的敏感信息(如作者、修改时间),避免元数据泄露。

对设计公司的CAD图纸、律所的合同文档而言,这一功能相当于给每份文件加了“数字指纹”,任何修改都能被精准追溯。

【图3:KWS4.2文件特征检查流程图——100+维度验证逻辑】

二、修复移动办公漏洞:保障传输稳定性

针对用户反馈的“手机版摆渡令牌时效短”问题,版本优化了令牌生成与校验逻辑:

  • 令牌有效期延长至24小时(支持企业自定义),避免移动办公中频繁重新登录;
  • 修复令牌同步延迟问题,确保手机与PC端文件传输不中断。

此外,新增文件索引状态展示功能,管理员可在后台查看“索引进度”“错误日志”,快速定位索引失败原因,数据管理效率提升50%。

三、合规与体验兼顾:适配企业安全管理体系

KWS4.2延续对合规性的支持:

  • 兼容AD域、LDAP等主流安全框架,实现用户权限统一管理;
  • 提供完整的审计日志,记录文件访问、修改、传输全流程,满足等保2.0要求。
  • 什么流程对接集成到OA,管理人员只需要在OA上即可审核外发文件。

知索RAG2.3.1发布,让企业数据实现从“存储”到“好用”的智能跃迁

知索RAG: 为一粒云全新的以搜索为核心的文档智能化产品,目前在官网上介绍的有限,宣传资料,功能文档都为线下沟通,需要的客户和渠道伙伴可以联系公司人员索取。

版本定位:针对企业「数据检索难、知识复用低」的痛点,通过精准索引、语义检索、智能问答自定义知识库,将海量文件转化为“可对话的知识资产”,助力组织实现数据价值最大化。

一、知索RAG :从“能搜”到“搜准”的索引升级

作为AI知识库的底层引擎,知索RAG重点提升数据采集-索引-检索的精准度:

  • OCR准确率95%ocr 引擎更新到2.0,支持cpu快速解析,双核配置约1.2S一张A4图片,支持扫描版PDF、模糊图片的文字提取;
  • 图片向量搜索基于清华大学开源的CLIP模型实现“以图搜图”“以文字搜图”,比如用“项目logo”找设计稿,或用“柱状图”查图片;
  • 全链路扫描日志NAS/云盘扫描时,实时展示“索引进度”“错误详情”,确保索引覆盖率100%。
  • 发布8个AI辅助阅读与数据提取功能,并解决超长文本处理问题分别为: 元数据,摘要,标签,实体,内容问答,自定义抽取数据,文档分类,关联推荐

【图1:8个AI功能】

二、AI知识库:从“存知识”到“用知识”的价值释放

基于知索RAG,AI知识库2.0实现「文件-知识-问答」闭环:

  • 一键生成知识库导入云盘文件自动完成向量解析,无需手动分类,节省80%知识录入时间;
  • 单文件RAG,与知识库问答针对特定文件提问(如“Q3报告的客户复购率是多少?”,“我给xxx公司的云盘报价是多少?”),AI直接提取答案,避免“翻文件找数据”;
  • 知识库自定义角色可设置“销售视角”“技术视角”等角色,让AI用对应语境回答问题,更贴合业务需求。用于发布外链给第三方人员查询使用。

三、场景化价值:激活企业数据资产

一粒云知索rag系统本质上是帮助企业从“数据存储型”向“知识驱动型”转型的核心工具。系统的入口是搜索,但是核心是企业用户自身的文档资源,文档资源无缝接入到云盘系统和NAS存储,方便用户更好更快的使用AI来复盘自身的知识价值,企业组织文化沉淀,企业自身的软实力。最终目的是为了提升企业的竞争力。

知索RAG2.3.1的升级,不是“搜索功能优化”,而是企业数据价值的重塑。通过精准索引、智能问答,让海量文件从“硬盘垃圾”变成“创造价值的知识”,助力组织智能化升级。

如需体验智能知识管理,可预约或者留言产品演示。

一粒云5.1.4发布|打通企业办公系统壁垒,重构高效协作底座

版本定位:针对企业「多系统割裂、协作低效」的核心痛点,聚焦系统集成、安全强化、效率闭环三大方向,将致远/蓝凌/以及之前集成过的泛微OA、金蝶云之家、企业微信消息等工具整合为统一办公中枢,助力组织降低协作成本。

一、全链路系统集成:从“跨平台切换”到“统一入口”

一粒云5.1.4本次更新实现与致远OA、蓝凌OA、金蝶云之家、企业微信消息、布谷智慧校园的深度对接,覆盖企业更多核心办公场景:

  • 单点登录(SSO):用户无需重复输密码,点击云盘即可直达OA审批页,降低密码管理成本;
  • 消息与文件互通:OA待办提醒、文件修改通知实时推送至云盘,云盘文件可直接嵌入OA页面预览,实现云盘文件在OA中的穿透,避免“下载-发送-再打开”的繁琐;
  • 组织架构同步:蓝凌/金蝶/泛微/用友/竹云/致远/通达/钉钉/企微的组织架构自动同步至云盘,权限管理精准度提升,杜绝“越权访问”风险。
  • 审批流程打通:云盘审批已经实现对接 蓝凌/金蝶 2个品牌的审批功能,在云盘发起,在OA上审批,审批结果返回到云盘的整合。

本次更新集成列表:

  1. 致远OA单点登录
  2. 致远OA消息推送互通
  3. 致远OA文件穿透到云盘
  4. 蓝凌OA单点登录
  5. 蓝凌OA组织架构集成对接
  6. 蓝凌OA审批流集成
  7. 金蝶云之家单点登录
  8. 金蝶云之家架构集成对接
  9. 金蝶云之家OA审批流集成
  10. 布谷智慧校园单点登录集成
  11. 布谷智慧校园组织架构集成对接
  12. 企业微信应用消息互通


二、AI与安全兼容双加固:智能守护企业数据资产

针对企业最关心的「AI能力提升」「数据安全」与「多设备适配」问题,版本做了关键升级:

  • 无缝集成新产品知索RAG,AI搜索更加高效与准确
  • 新增AI辅助阅读,新增8大AI模块(集成知索rag,详情见rag系统介绍)
  • 自定义动态水印:支持“用户ID+时间+部门”的组合水印,可针对文件、文件夹自定义设置,覆盖内部分享、外部传输场景,有效防止文件截屏泄密;
  • 全平台兼容:完美适配鸿蒙Next、新版iOS及H5端,解决此前文件下载卡顿、预览变形的问题;
  • bugfix:
  • 修复全盘搜索的权限问题
  • 修复将ipgurad集成后文件清除逻辑文件索引状态展示
  • 修复文件名后缀允许和不允许修改状态bug
  • 修复外链到期后消息推送到企业微信bug
  • 修复AD域绑定部门被删除后无法同步等问题
  • 修复了文件本地编辑锁住后依然能使用wps、onlyoffice 等web在线编辑的问题
  • 修复部分NAS文件导入到云盘重命名与不能预览等问题
  • 等等

三、效率工具闭环:优化文件生命周期管理

新增功能聚焦「文件管理最后一公里」:

  • 文件有效期:可为文件快捷设置30天60天90天/永久的有效期,到期自动推送企业微信提醒;
  • 内部分享直连:分享文件时自动生成带跳转链接的企业微信消息,同事点开即可访问,省去“发长串路径”的沟通成本。
  • 本次更新清单:
  • 新增文件有效期,到期消息可推送到企业微信
  • 新增内部分享消息推送到企业微信,并附带跳转链接
  • 新增第三方调用云盘接口采用统一的apikey认证
  • 新增onlyoffice9版本的jwt认证
  • 新增全文搜索页面打包下载增加下载进度和文件压缩进度展示
  • 等等

一粒云5.1.4不是功能堆砌,而是以“用户协作场景”为核心的系统重构。通过打通工具、强化安全、优化效率,帮助企业从“多系统作战”转向“统一平台运营”,真正实现降本增效。

欢迎广大客户、渠道商安装和体验,我们为客户准备了一键安装包和小规模永久使用账号可以快速体验或长期使用。

一粒云文档智能与AI知识库

本文主要描写一粒云 KDOCS 文档智能与“企业AI知识库”模块功能设计、应用作用与价值特点 的详细说明,包含对 RAG(Retrieval-Augmented Generation)能力的落地化需求及技术支撑,适用于政企私有化部署场景。


🔍 一、功能模块概述:

一粒云AI知识引擎通过结合 NLP、大语言模型与企业级知识管理技术,为私有部署环境中的企业打造集“文档结构解析、信息提取、智能问答、知识重组与生成”于一体的 AI 增强型文档智能处理与知识中台系统。

系统具备完整的单文档智能处理能力多文档级知识库管理能力,并开放标准 API 支持业务集成、模型适配与写作生成。


一粒云单个文档智能应用

🧠 二、单文件智能处理能力

功能点API作用企业价值
文档问答qa/single针对上传的某一文件进行结构化问答,支持中文、英文快速获取内容重点,节省通读时间
大纲摘要提取extract/summary提取段落级结构,生成目录或提纲提高文档导航效率,适配AI摘要
关键词标签提取extract/tags自动识别核心词汇与业务标签结构化分类文档,便于索引与搜索
整篇/滑词翻译translate/file支持多语言全文与高频词翻译海外业务或多语协作支持,消除语言壁垒
实体抽取extract/entities提取公司名、人名、时间、金额等关键实体生成知识图谱节点,支撑RAG召回
语义分段与内容定位parse/semantic按主题、逻辑结构解析文档段落为后续问答召回和搜索优化结构

📚 三、多文件处理与知识库管理功能

KDocs AI 支持企业建立多个独立的知识库,并对知识库进行管理、问答、内容抽取与生成,构建 AI 可用知识中台。

🧩 知识库核心能力

功能模块API 说明描述
知识库管理kb/create, kb/update, kb/delete, kb/list, kb/detail管理知识库生命周期
文档管理kb/upload, kb/get, kb/status上传、获取、查询文档处理进度
知识库问答kb/qa面向整个知识库语义理解后回答问题
知识库搜索召回kb/retrieve对上传文档进行embedding匹配召回段落
应用管理app/create, app/update, app/delete为不同业务创建知识库应用
模型与上下文配置config/model, config/context, config/prompt支持多模型切换、上下文窗口调整、提示词优化

✍️ 四、AI智能写作支持(可嵌入页面)

模块描述企业价值
基于知识库写作将知识库作为输入源,进行营销文案、公文草稿、汇报材料等撰写高效生成合规内容,助力政务、法务、销售等场景
基于模版生成按行业/场景模版写作(如合同、公函、方案)降低标准性内容撰写门槛
结构化生成支持提供字段填空、内容扩写、逻辑校对支持业务流程中表单/报告快速生成

⚙️ 五、系统性能指标与优化维度

指标说明优化方向
召回率检索文本块与用户问题匹配的准确度多粒度向量切分 + 语义增强检索
响应时间从请求到回答的整体耗时支持缓存机制、并发优化
问答准确性LLM 回答的正确性与贴合度提示词精调 + embedding 语义训练
安全合规性知识库私有部署、可审计不联网运行、权限控制

✅ 六、价值特点总结

特点描述
🛠️ 全功能私有化部署所有智能处理与生成功能均支持内网离线部署,保障数据主权
📦 模块API化,灵活接入所有能力通过 API 暴露,便于嵌入OA/ERP/BI等系统
🔁 知识资产循环利用从沉淀→分析→问答→写作→复用,形成完整知识闭环
📊 适配不同模型支持国产模型、开源模型(如Qwen, InternLM)自由挂载
🚀 快速部署,性能可调支持向量搜索引擎、缓存优化、多机扩展等性能策略

案例解析|江西共青城亚华公司文档管理升级

一、亚华公司基础信息

江西省亚华电子材料有限公司成立于2012年,总部位于江西共青城市高新六路,注册资本1.6亿元,占地350亩,员工规模超2500人,是国家高新技术企业、江西省瞪羚企业。作为国内电子材料制造领域的龙头企业,其核心业务涵盖微晶玻璃盖板、摄像头光学镜片等精密部件生产,客户包括华为、小米、三星等全球知名品牌。企业研发与生产过程中涉及海量技术图纸(如CAD设计)、工艺流程文档、质量检测报告等,年均产生数万份专业文件。

二、制造业文档体系管理的主要难题

作为典型的重资产制造企业,亚华公司在文档管理方面曾面临以下核心挑战:

  1. 文件分散存储,协同效率低
    技术图纸、BOM表等核心数据分散在各部门及员工本地存储设备中,跨部门协作时需反复传输,易出现版本混乱。
  2. 版本控制与追溯困难
    设计图纸频繁迭代,历史版本缺乏统一管理,一线生产人员可能误用旧版图纸,导致生产事故。
  3. 安全风险突出
    研发资料、客户合同等敏感文件缺乏细粒度权限管控,存在内部泄露风险;同时未实现内外网隔离,易受外部攻击威胁。
  4. 检索效率低下
    传统文件夹分类模式下,工程师需花费平均17分钟查找特定文档,严重影响研发与生产进度。

三、一粒云文档云平台的解决方案

通过南昌平孜科技有限公司代理实施的一粒云企业文档管理系统,亚华公司构建了覆盖全生命周期的智能化文档管理体系:

1. 制造业文档全流程标准化管理
  • 统一存储与分类(数据初始化)
    将分散的CAD图纸、工艺文件等集中存储于一粒云,按“产品型号-工序-版本”多层级目录结构化归档,支持标签化智能分类(如“3D玻璃盖板-2025Q2迭代”)。
  • 版本控制与追溯(场景培训)
    系统自动记录图纸修改历史,支持版本对比与一键回滚;结合审批流程,确保只有通过验证的版本才能投入生产。
2. 制造业场景深度适配功能
  • 跨平台智能检索(场景培训适配)
    基于语义分析的OCR技术可识别图纸中的关键参数(如“厚度0.5mm”“耐温300℃”),工程师通过关键词组合即可秒级定位目标文件。
  • 安全管控体系(场景培训适配)
    动态水印、细粒度权限(如“研发部仅可查看不可下载”)、内外网隔离通道三重防护,核心资料泄露风险降低90%。
  • 生产协同增强(场景培训适配)
    支持在OA系统中直接关联技术文档,生产计划审批时自动推送关联图纸;车间终端设备可实时调取最新版作业指导书。
3. 数据价值深度挖掘
  • 知识库沉淀
    将历史项目文档转化为企业知识库,新员工可通过标签化检索快速掌握技术要点,培训周期缩短40%。
  • 运营效率可视化
    管理后台实时展示文档调用频次、协作热点,辅助优化资源配置。数据显示,系统上线后文档复用率提升65%。

四、本地化服务保障:南昌平孜科技有限公司

作为一粒云在江西地区的核心代理商,南昌平孜科技有限公司全程主导亚华项目落地:

  • 行业化定制针对制造业高频场景定制功能模块(如图纸批量比对、工艺文件模板库);
  • 无缝集成后续通过系统对接集成实现与亚华现有ERP、MES系统的数据打通;
  • 持续运维提供7×24小时本地技术支持,年均响应时效低于15分钟。

项目成效

系统上线2个月后,亚华公司文档管理综合效率提升70%,图纸版本错误大大降低,为研发资保护提供强有力工具。为后续文档的智能化提供坚实的数据仓库底座。

企业文档安全新革命!一粒云与IPguard加密深度集成,防泄更加智能完善

你是不是也遇到过这样的烦恼:公司的重要文件被员工误发外泄?核心资料被截图传播却无法溯源?隔离网间的文件交换总是提心吊胆?今天要介绍的这套「文档安全组合拳」,可能正是你寻找的终极解决方案。

为什么90%的企业文档泄密都发生在「日常操作」中?

根据一粒云发布的《企业文档防泄密整体解决方案》,企业数据泄露事故中,超过半数源于文件分享操作不当——用微信传合同、邮件发报价单、网盘共享设计稿…这些看似平常的动作,都可能成为数据安全的致命漏洞。更可怕的是,许多企业直到发生泄密事件,才发现自己的防护体系存在「权限管理粗放」「操作无记录」「水印缺失」等系统性缺陷。

双剑合璧:一粒云文档云×IPguard加密的三大杀招

1. 权限管控细到「原子级」

传统网盘常见的「可查看=可下载」权限逻辑,在一粒云这里被彻底颠覆。其独创的13种权限级别+9种角色组合,能实现「允许预览但禁止下载」「开放编辑但禁止分享」等精细管控。配合IPguard的加密技术,即使文件被违规带出,也无法在非授权设备上解密查看。

2. 全链路操作留痕

从文件创建、编辑、分享到删除,所有操作均自动记录操作人、IP地址、时间戳等信息。特别在隔离网文件摆渡场景中,系统会强制进行病毒查杀+敏感词检测+文件脱敏处理,所有审批流程和传输记录可追溯,满足等保合规要求。

3. 智能水印+设备认证双重保险

支持预览水印/下载水印/截图水印三种模式,水印内容可包含操作者ID、时间等溯源信息。结合IPguard的设备认证功能,确保文件只能在经过审批的终端设备上打开,有效防止「账号借用」「设备丢失」导致的二次泄密。

真实案例:某生物科技公司的14天安全改造

某上市药企在使用这套方案前,曾因研发资料外泄损失近千万。接入一粒云+IPguard后:

  • 核心实验室文件设置「仅限指定IP段预览」
  • 对外合作文档启用72小时自动失效的外链
  • 所有操作日志与堡垒机审计系统对接
    实施半年内,成功拦截23次异常访问尝试,泄密事件归零。

企业文档安全没有侥幸空间,点击[这里]获取《各行业文档防泄密配置模板》。如果你正在寻找「既不影响协作效率,又能闭环管控风险」的解决方案,不妨在评论区留言「行业+员工规模」,获取定制化部署建议。

> 本文提及的技术方案已通过ISO9001国际质量体系认证,相关功能描述均基于厂商公开资料。实际效果可能因企业网络环境、配置策略等因素存在差异。

一粒云科技与中科易存深化战略合作,共筑企业数据安全与容灾新生态

(中国·深圳,2025年5月13日)国内领先的企业级云存储与协同办公服务商一粒云科技,与国家级容灾备份及存储解决方案领军企业中科易存(中科易存软件江苏有限公司)宣布达成深度战略合作。双方将围绕产品方案融合、渠道资源共享、客户服务协同三大核心领域展开合作,共同为企业提供覆盖数据全生命周期的安全存储、智能容灾与高效协同解决方案。



​一、产品方案融合:打造全场景数据安全生态​
基于双方技术优势,合作聚焦以下三大核心解决方案的研发与整合:

  1. 研发资料安全解决方案
    结合一粒云科技的企业云盘(Kbox)与中科易存的实时容灾备份技术,构建从研发文档存储、版本控制到异地灾备的全流程保护体系。通过智能分级存储与自动化备份策略,确保高价值研发数据“零丢失”,满足半导体、智能制造等行业对知识产权保护的严苛需求。
  2. 隔离网文件交换解决方案
    整合一粒云KWS隔离网文件摆渡系统与中科易存多介质融合存储技术,推出跨网络环境安全数据交换平台。该方案支持光、电、磁多介质智能分级存储,实现涉密数据在隔离网络间的合规流转,已在政府、医疗等领域完成试点部署。
  3. 企业信息化基础安全解决方案
    以中科易存超融合一体机与一粒云Kdoc统一文档云系统为核心,构建“存储-备份-审计”一体化底座。通过区块链存证与AI驱动的内容风控技术,满足金融、教育等行业对数据存证、合规审计的刚性需求。

​二、渠道资源融合:加速西南地区行业场景落地​
双方将共享市场渠道资源,形成“技术+行业”双轮驱动:

  • 行业互补:中科易存深耕政府、医疗及大型央企市场,而一粒云科技在金融、教育、制造业拥有广泛客户基础。合作后,双方将共同拓展智慧医疗、智能制造等新兴场景,例如将中科易存医疗级“易存一体机”与一粒云隔离网解决方案结合,助力医院实现诊疗数据安全共享。
  • 区域协同:依托中科易存在西南地区的服务网络与一粒云科技的西南总部优势,建立覆盖西南地区的技术支持中心,提供本地化快速响应服务。


​三、客户服务升级:全生命周期服务赋能​

  1. 联合技术支持
    共建“云+端”服务体系,整合一粒云AI知识库系统(AIKBS)与中科易存智能运维平台,为客户提供从部署咨询到故障恢复的一站式支持。
  2. 行业定制化开发
    针对高端制造、医疗等垂直领域,推出模块化解决方案。例如为半导体企业定制“研发数据安全沙箱”,集成一粒云文件加密与中科易存多节点灾备功能。

​合作价值与未来规划​
此次合作标志着两家企业在数据安全领域的“技术+场景”深度融合。

一粒云科技CTO龙刚表示:“中科易存在容灾备份领域的深厚积累,与一粒云在协同办公和数据治理方面的创新形成完美互补。我们期待通过生态融合,重新定义企业数据安全管理标准。”
中科易存西南总经理陈龙强调:“在数据要素化时代,企业需要更智能、更弹性的基础设施。此次合作将推动容灾技术从‘被动备份’向‘主动防御’升级。”

一粒云科技与中科易存深化战略合作,共筑企业数据安全与容灾新生态
一粒云科技与中科易存深化战略合作,共筑企业数据安全与容灾新生态

关于合作伙伴

  • 一粒云科技:国家级高新技术企业,聚焦企业级云存储、文件安全交换及AI驱动的数据管理,客户覆盖华为、深圳海关等500强机构。
  • 中科易存:容灾备份与存储领域标杆企业,产品包括超融合一体机、四控存储等,服务于政府、医疗、金融等行业。

合作咨询
一粒云科技官网:http://www.yiliyun.com
中科易存热线:400-188-7066ycnas@enas.cc

公司简介


本文同步发布于:一粒云官网、微信公众号、今日头条;中科易存官网、行业技术社区等平台。
引用来源:
: 中科易存产品体系(超融合一体机、容灾备份软件)
: 一粒云科技发展历程与核心产品(KWS、Kdoc、AIKBS)
: 中科易存医疗级“易存一体机”技术特性
: 中科易存区域服务网络与行业案例